Si hay un tema que está en boga, ese es Business Intelligence. Hoy la mayoría de empresas requiere de la explotación de datos para aumentar no solo sus ventas, sino, para tener información en tiempo real en cada paso permitiendo reducir tiempos y sobre todo; costos.
Este articulo que escribí para la revista Canal TI y que contiene lo siguiente:
1. ¿Qué es Business Intelligence (BI)?
El tan llamado Business Intelligence hace referencia a un conjunto de metodologías, estrategias y herramientas, que son diseñadas para tener una idea unificada del todo. Mejorando la toma de decisiones en los negocios, esto a través de la explotación de los datos que están almacenados en las propias bases de datos de cada compañía. Esto quiere decir, que los datos que se tienen hasta hoy sin brindar valor alguno de por sí; se convierten en información valiosa, que es representada a través de indicadores (KPI) que muestran la realidad que vive cada negocio y que hacer para llegar a donde se quiere.
Como sabemos, solo puedes controlar algo que puedas medir, por ello el BI te permite llegar a otro nivel, lograr una gran ventaja competitiva, disminuyendo costos, gestionar tus tiempos, minimizar los riesgos y optimizar tus recursos, porque aquí lo tienes todo –en cuestión de información-.
2. ¿Qué técnicas usa el Business Intelligence?
Ahora bien, suena bonito todo eso de reducir costos; optimizar recursos; y más, es aquí donde nace preguntas como: ¿Cómo es que logramos la magia? ¿Qué hay detrás de BI?
A manera sencilla puedo decir, que existen cientos de soluciones BI que se amoldan a diferentes realidades y cada una con ventajas propias, sin embargo, a continuación nombraré 5 de las más conocidas:
1. Data Warehouse o Almacenamiento de Datos
No es más que un repositorio de datos corporativo (base de datos central) que se encarga de integrar y depurar información que proviene de una o varias fuentes (pueden ser sistemas o archivos en formatos como XLS, TXT, etc.)
2. Data Mining o Minería de Datos
Es el proceso de exploración (análisis) de grandes cantidades de datos con el objetivo de descubrir patrones repetitivos, que son agrupados en estructuras comprensibles, que son sencillas de explotar posteriormente.
3. OLAP: (On-Line Analytical Processing o Procesamiento analítico en línea).
Es una solución usada para agilizar la consulta de grandes cantidades de datos y presentarlos de forma sencilla y ágil.
4. Dashboards
Los dashboards, tableros de control o cuadros de mando, permiten visualizar información en resúmenes relevantes sobre una situación global de un negocio (más allá de la financiera) y mostrándola de forma administrada y sencilla de comprender. Hoy es de gran apoyo para la toma de decisiones.
5. DDS: EL DDS o Sistema de Soporte de Decisiones
Su objetivo fundamental es contribuir al proceso de toma de decisiones, presentando informes dinámicos, ágiles, sencillos, flexibles y sobre todo interactivos (interfaz amigable al usuario). Tiene como características principales; la posibilidad de integrar información de las diferentes unidades de la empresa y poder presentarlas hasta en gráficos.
Con todo lo explicado anteriormente, nacen ahora más preguntas, ¿Cómo se aplica el BI a la cadena logística? ¿Qué se obtiene? ¿Se logra recuperar el dinero invertido?; para estas y otras consultas, a continuación una breve explicación de los detalles.
3. La implementación de Business Intelligence en la logística
Como podemos ver, la aplicación de BI trasciende a cualquier empresa y cualquier negocio. En las siguientes líneas he separado -dada mi experiencia y estudios- en 5 puntos principales lo que se logra con una implementación de BI para la cadena de suministro o logística. Veremos desde cómo en que puede ayudar el BI en la logística, hasta cómo lograr obtener resultados con su aplicación. Veamos los detalles:
Paso 1: Lo primero que debemos hacer antes de pensar en un sistema o software; es Identificar las Necesidades. Se necesita definir es que lo requiere la compañía; es bueno hacerse preguntas como: qué queremos saber, qué queremos medir, en qué quiero mejorar. En la siguiente lista, pueden ver algunas respuestas en común que se hacen al aplicar Business Intelligence en la logística:
- Tiempo real en cada división/área/negocio.
- Integrar las divisiones con lo que espera el negocio (objetivos)
- Analizar los márgenes
- Gestionar (tener control absoluto) datos maestros
- Realizar un análisis predictivo
- Mejorar en la toma de decisiones
- Contar con mayor trazabilidad de mis pedidos
- Controlar las entregas de mercancía por cada canal
- Tener control de mis proveedores (facturación/servicios)
- Brindar a mis clientes indicadores de mi desempeño (pedidos perfectos, cero devoluciones, etc.)
- Controlar cada carga de transporte
- Tener adaptabilidad a las necesidades del negocio
- Identificar oportunidades de negocio rentables.
- Comprender las necesidades de mis clientes
- Lograr la excelencia operativa en toda la compañía
Paso 2: Como segundo paso está la gestión de personas. La gestión de personas en la aplicación de BI es fundamental. Debemos identificar a aquellos que participaran de la implementación y quienes serán los propietarios de la información. Los primeros contribuirán con la verificación de los datos a nivel de detalle (de donde se obtiene la información) y los segundos serán los responsables de verificar y analizar la información resultante, es decir, la información que permitirá tomar decisiones técnicas y estratégicas para la compañía.
Paso 3: En el tercer lugar se debe analizar la plataforma de Business Intelligence que se usará. No hablamos solo de un software desarrollado, sino que hablamos de un conjunto de aplicaciones que permiten analizar, limpiar, uniformizar y extraer los datos de diversas fuentes. Esto requiere Identificar los Datos de Entrada. Para la cadena logística tenemos diversas divisiones como: Transporte (TMS), Logística del Cliente (CRM), Almacenes (WMS), Facturación (ERP), Planificación y Producción (DPS), Compras (OMS), etc. y cada una de estas divisiones suelen tener una base de datos específica, las cuales serán integradas a través de BI. Por ello, se requiere conocer a detalle de donde se extraerán los datos.
Paso 4: Para finalizar y complementando el punto anterior, se debe analizar la infraestructura de Business Intelligence. Seleccionar la infraestructura permitirá que las aplicaciones de BI funcionen adecuadamente. Es vital tener claro qué información es realmente necesaria proporcionar, dado que casi la mitad de los costos de la implementación pueden ser mal utilizados o incluso innecesarios si se trata de satisfacer demandas vagas (particularidades) o infundadas.
Paso 5: El resultado de la implementación, permitirá satisfacer no solo las necesidades descritas en el punto uno, sino que con los indicadores obtenidos nos permitirá crear una tendencia (proyección) permitiendo crear mejoras a partir del segundo mes de uso. Algunos ejemplos que se logran son:
- Incrementar la flexibilidad en la producción
- Reducir los inventarios o el tiempo de gestión de los mismos
- Controlar el rendimiento y la calidad del servicio
- Desarrollar el Plan de Estabilidad
- Mejorar los Plazos de Entrega
- Brindar una Solución Rápida de Implementación de nuevos servicios
- Ordenes Perfectas
- Reducir costos de combustible (gestión de rutas)
- Stock Controlado (insumos/producto terminado)
Con todo lo mencionado en líneas anteriores podemos concluir que contar con Business Intelligence en nuestra compañía nos genera información globalizada y eficaz, teniendo a la información como principal activo. Para lograr esto, es indispensable asegurar el éxito de la implementación de Business Intelligence (correcto soporte y la aplicación de los 4 primeros puntos). Esto permitirá poder obtener hasta un 5% (aproximado) de retorno sobre el capital hoy usado en la cadena de suministro (logística) de la compañía.
