¡Y llegamos! Ya estamos en el último paso sobre los 5 pasos para Implementar una Mejora de Procesos. En este paso llamado Medición de las Mejoras Implementadas, podremos ahondar en los resultados. Es el momento para medir, verificar, comparar y evaluar todo lo implementado durante todo el tiempo que le dedicamos a la mejora continua de nuestros procesos -sea corto o largo-.
Debemos tener presente que este paso no necesariamente se realiza cuando se termina de implementar todas las mejoras, sino que lo conveniente es que se realice en paralelo, conforme se va implementando cada mejora, se va realizar la medición del mismo.
Por todo el camino, hemos identificado, analizado, rediseñado e implementado. Así que en esta etapa la tarea básicamente consta de supervisar las tareas que se han planificado, verificando los indicadores y KPIs definidos en el análisis y validar si se está o se ha logrado lo esperado, esto con la finalidad de corregir a tiempo e identificar próximas mejoras.
Esta etapa es de control. Todos los requerimientos o tareas que se planificaron realizar, se están realizando o ya se implementaron se mantienen en seguimiento en una matriz. Aquí vamos evaluando que acción se dio, se van a dar, que se espera, cuáles son los criterios para aceptar si la mejora es correcta o no y además llevar un histórico de cada proceso.
Para hacer el seguimiento en la matriz podemos usar diversos campos y diferentes herramientas. Desde un Excel hasta un Ms Project para gestiones más complejas o manejarlo en Trello o en una pizarra para los que preferimos la agilidad y simpleza, en casos sean puntos sencillos.
Una punto a considerar, es que la matriz, es un objeto vivo. Esto quiere decir, es que siempre debe en constante cambio, ya sea porque se actualiza, porque se agregan puntos a tratar en el siguiente tratamiento de mejoras (cuando volveremos a iniciar el Paso 1), etc. Así que un punto vital para que esto funcione, es que todos deben estar de acuerdo con los parametros y la herramienta a usar, de esa manera no existirá pretextos para no manejarlo.Con los cinco pasos que hemos realizado ya tenemos una metodología para mejorar los procesos, lo que crea un círculo de mejora continua. Cada vez que llegamos al punto 5, nos da la oportunidad de volver a iniciar en el punto 1: Identificación del Problema o Mejora, haciendo cada vez más eficientes nuestros procesos.
Cuéntanos, ¿cómo implementas la mejora de procesos de tu empresa o donde trabajas?
